Arbeitsorganisation

Freelancer im Betrieb: Diese versteckten Risiken sollten Chefs kennen

Viele kleine Betriebe setzen auf Freelancer, um flexibel zu bleiben. Wer den Status dieser Personen falsch einschätzt, riskiert allerdings erhebliche Nachzahlungen und sogar strafrechtliche Folgen.

Was hinter dem Begriff Scheinselbstständigkeit steckt

Für Unternehmer wirkt ein Freelancer auf den ersten Blick wie ein einfacher externer Dienstleister, rechtlich kann er jedoch als Arbeitnehmer gelten. Die Deutsche Rentenversicherung als zuständige Behörde spricht von Scheinselbstständigkeit, wenn jemand zwar einen Vertrag als Selbstständiger hat, tatsächlich aber in den Betrieb wie ein Mitarbeiter eingegliedert ist. Typische Hinweise sind feste Arbeitszeiten, regelmäßige Weisungen, Nutzung der Betriebsmittel des Auftraggebers und Arbeit in dessen Räumen oder in festen Teams. Nach Darstellung der Deutschen Rentenversicherung ist die Bezeichnung im Vertrag unerheblich, entscheidend sind allein die tatsächlichen Arbeitsumstände. Unternehmen können den Status im Zweifel über ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Rentenversicherung klären, das als Verwaltungsverfahren und nicht vor Gericht abläuft.

Woran sich ein faktisches Arbeitsverhältnis erkennen lässt

Für die Praxis bedeuten die Kriterien der Deutschen Rentenversicherung, dass sich Scheinselbstständigkeit oft schon an der täglichen Zusammenarbeit ablesen lässt. Wird der Freelancer wie ein interner Mitarbeiter geführt, etwa mit festen Dienstzeiten, Teilnahme an Betriebsmeetings und Berichtspflichten gegenüber Vorgesetzten, erhöht das das Risiko deutlich. Auch wenn überwiegend die Arbeitsmittel des Betriebs genutzt werden und der Auftragnehmer eng in interne Projekte und Kommunikationskanäle eingebunden ist, spricht vieles für ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis. Je stärker der Freelancer in die Arbeitsorganisation und Weisungskette integriert ist, desto eher stuft die Rentenversicherung ihn als Arbeitnehmer ein. Für Geschäftsführer ist damit nicht der Vertragstext, sondern die praktische Umsetzung im Alltag entscheidend.

Sozialversicherung: Nachzahlungen, Fristen und Zuschläge

Wird eine Zusammenarbeit nachträglich als Arbeitsverhältnis bewertet, haftet der Betrieb für den gesamten Sozialversicherungsbeitrag, also für Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil. Die Grundlage dafür liefert § 28e SGB IV, ergänzt um die Verjährungsregeln des § 25 SGB IV. Beiträge können grundsätzlich bis zu vier Jahre rückwirkend nachgefordert werden, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, in dem sie fällig waren. Bei nachgewiesenem Vorsatz verlängert sich dieser Zeitraum deutlich. Hinzu kommen Säumniszuschläge von 1 Prozent pro Monat auf den rückständigen Betrag nach § 24 SGB IV, wodurch die Gesamtsumme über mehrere Jahre erheblich anwächst. Die Kriterien und das Verfahren erläutert die Deutsche Rentenversicherung unter deutsche-rentenversicherung.de/…/scheinselbststaend…

Steuer- und Strafrecht: Haftung über die Sozialversicherung hinaus

Neben den Sozialversicherungsbeiträgen wird auch die Finanzverwaltung aktiv, wenn ein Freelancer später als Arbeitnehmer gilt. Nach § 42d Einkommensteuergesetz haftet der Arbeitgeber für die Lohnsteuer, die einzubehalten und abzuführen gewesen wäre, und diese Haftung kann ebenfalls rückwirkend für mehrere Jahre durchgesetzt werden. Wer in Kenntnis der tatsächlichen Umstände keine Sozialversicherungsbeiträge abführt, riskiert zudem ein Strafverfahren nach § 266a Strafgesetzbuch. In besonders schweren Fällen sieht diese Vorschrift Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren vor, daneben kommen Geldstrafen in Betracht. Die Deutsche Rentenversicherung weist in ihren Informationen ausdrücklich auf diese Konsequenzen hin und rät, den Status frühzeitig klären zu lassen.

Typische Risikokonstellationen in kleinen Betrieben

In vielen kleinen Unternehmen treten ähnliche Muster auf, die nach den Kriterien der Deutschen Rentenversicherung als Risikofaktoren gelten. Dazu gehört eine langfristige und nahezu exklusive Zusammenarbeit, bei der der Freelancer über längere Zeit fast nur für einen Auftraggeber tätig ist und faktisch wie ein Vollzeitmitarbeiter agiert. Besonders im IT- und Projektumfeld können agile Teams mit täglicher Abstimmung und enger Einbindung dazu führen, dass keine echte unternehmerische Selbstständigkeit mehr vorliegt. Fehlen zudem eigene Mitarbeiter, eigene wesentliche Arbeitsmittel, eine erkennbare Marktpräsenz oder die Möglichkeit, Aufträge abzulehnen, sprechen viele Indizien gegen eine echte Selbstständigkeit. Fachanalysen, etwa der auf Arbeits- und Sozialversicherungsrecht spezialisierten Kanzlei Möhrle Happ Luther, verweisen übereinstimmend auf diese Praxis der Rentenversicherung.

Wie Geschäftsführer das Risiko strukturiert begrenzen können

Aus der Rechtslage ergibt sich für die Geschäftsführung eines kleinen Betriebs ein Handlungsrahmen, der ohne großen Formalismus umsetzbar ist. Vor Beginn der Zusammenarbeit sollten die tatsächlichen Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse, Arbeitsmittel und die Markttätigkeit des Freelancers schriftlich festgehalten werden, damit sich Merkmale einer echten Selbstständigkeit später nachvollziehbar belegen lassen. Bei ernsthaften Zweifeln empfiehlt die Deutsche Rentenversicherung, ein Statusfeststellungsverfahren bei ihrer Clearingstelle zu nutzen, das zu einer verbindlichen sozialversicherungsrechtlichen Einstufung führt. Sinnvoll sind außerdem interne Regeln, etwa zur Begrenzung der Integration in interne Teams, zur projektbezogenen Aufgabenbeschreibung und zur regelmäßigen Überprüfung länger laufender Einsätze, wie es Fachkanzleien unter dem Stichwort Freelancer-Compliance darstellen: mhl.de/de/wissen/freelancer-compliance.php

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