Homeoffice-Organisation

Homeoffice rechtssicher organisieren: Was Chefs in KMU wissen müssen

Viele kleine Betriebe lassen Mitarbeitende von zu Hause arbeiten, ohne die rechtlichen Folgen im Blick zu haben. Im Homeoffice gelten jedoch im Kern dieselben Arbeitsschutz- und Datenschutzpflichten wie im Büro, mit entsprechenden Bußgeld- und Haftungsrisiken.

Arbeitsschutz gilt im Homeoffice genauso wie im Büro

Arbeitgeber bleiben auch dann für den Arbeitsschutz verantwortlich, wenn Beschäftigte zu Hause arbeiten. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) stellt klar, dass Regeln und Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz im Homeoffice genauso gelten wie im Büro, unabhängig davon, ob klassische Telearbeit oder mobile Arbeit vereinbart ist. Daraus folgen Pflichten aus Arbeitsschutzgesetz und Arbeitszeitgesetz, etwa Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung und sicherer Umgang mit Arbeitsmitteln. Unterlassene Gefährdungsbeurteilungen oder fehlende Unterweisungen im Homeoffice können zu Bußgeldern, Problemen mit der Unfallversicherung und Haftungsrisiken für den Arbeitgeber führen.

Wann ein Homeoffice zum Telearbeitsplatz wird

Sobald ein Homeoffice-Platz fest eingerichtet und vertraglich geregelt ist, greift zusätzlich die Arbeitsstättenverordnung mit ihren Vorgaben zu Telearbeitsplätzen. Nach § 2 Abs. 7 dieser Verordnung liegt ein Telearbeitsplatz vor, wenn im Privatbereich der Beschäftigten ein fester Bildschirmarbeitsplatz mit vom Arbeitgeber bereitgestellten Arbeitsmitteln und Möblierung besteht und wöchentliche Arbeitszeit sowie Dauer der Einrichtung vertraglich festgelegt sind. Dann sind die Anforderungen des Anhangs einzuhalten, etwa zu Bildschirmarbeitsplatz, Beleuchtung und Raumgestaltung. Die Verordnung nennt keine Mitarbeiterzahl als Schwelle, das Risiko entsteht bereits ab dem ersten vereinbarten Telearbeitsplatz. Der Gesetzestext steht unter gesetze-im-internet.de/…/BJNR217910004.html.

Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation

Auch für Homeoffice und Telearbeit ist eine Gefährdungsbeurteilung erforderlich, die körperliche und psychische Belastungen sowie die genutzten Arbeitsmittel berücksichtigt. Diese Pflicht ergibt sich aus § 3 ArbStättV in Verbindung mit § 5 ArbSchG und betrifft etwa Ergonomie des Bildschirmarbeitsplatzes, Beleuchtung und Organisation der Arbeitszeit. Ein pauschaler Verweis auf die Eigenverantwortung der Beschäftigten genügt nicht, Beurteilung und Maßnahmen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. Fehlende oder unzureichend dokumentierte Gefährdungsbeurteilungen im Homeoffice sind ein zentrales Compliance-Risiko für kleine Betriebe. Im Schadensfall erschwert eine lückenhafte Dokumentation den Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und Unfallversicherungsträgern.

Arbeitszeit und Überlastung bei Arbeit von zu Hause

Mit Homeoffice steigt das Risiko, dass Beschäftigte Arbeitszeiten ausweiten oder Ruhezeiten verkürzen und damit gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen. Das BMAS weist darauf hin, dass die allgemeinen Arbeitsschutzregeln auch im Homeoffice gelten und der Arbeitgeber Verantwortung trägt, etwa für tägliche Höchstarbeitszeiten und ausreichende Ruhezeiten. Ohne klare Vorgaben verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit, was zu Überstunden und höherer Belastung führen kann. Psychosoziale Belastungen durch die fehlende Trennung von Arbeit und Privatleben gehören deshalb in die Gefährdungsbeurteilung. Arbeitszeitregeln, Erreichbarkeit und Pausen sollten im Homeoffice so konkret festgelegt sein wie im Büro.

Datenschutz: dieselben Pflichten wie im Büro

Beim Datenschutz macht der Arbeitsort keinen Unterschied, die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes gelten unverändert. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit betont, dass Telearbeit und mobiles Arbeiten zulässig sind, dabei aber ein besonderes Augenmerk auf die Sicherheit zu legen ist und im Einzelfall zu prüfen ist, ob die Tätigkeit im Homeoffice datenschutzrechtlich vertretbar ist (bfdi.bund.de/DE/…/ABC_Homeoffice_Finanzamt.html). Entscheidend sind Art und Umfang der verarbeiteten Daten, etwa Gesundheitsdaten, Personalakten oder umfangreiche Kundendaten. Je sensibler die Daten, desto genauer müssen Maßnahmen wie gesicherte Netzwerkverbindungen, dienstliche Endgeräte und Schutz vor Einsichtnahme durch Dritte geplant und dokumentiert werden. Sie sind Teil des Datenschutzkonzepts und der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

Bußgeld- und Nachweisrisiken für kleine Betriebe

Die Bußgeldrahmen der DSGVO gelten unabhängig von der Unternehmensgröße, auch kleine Betriebe können adressiert werden. Typische Risikoquellen sind ungesicherte private Endgeräte, ungesichertes WLAN, fehlende Zugriffsbeschränkungen auf dienstliche Unterlagen oder Einsicht durch Familienangehörige. Datenpannen im Homeoffice können Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden und Betroffenen auslösen und den Ruf des Betriebs beschädigen. Kritisch wird es, wenn ein Betrieb im Nachhinein weder Arbeitsschutzmaßnahmen noch Datenschutzvorkehrungen für Homeoffice-Arbeitsplätze belegen kann. Sinnvoll ist eine knappe Homeoffice-Richtlinie, die Verantwortlichkeiten, Arbeitsmittel, Arbeitszeitregeln und Datenschutzvorgaben festhält; einen Überblick zum Arbeitsschutz im Homeoffice bietet das BMAS unter bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/…/homeoffice.html.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Die individuelle Beratung erfolgt durch zugelassene Kooperationspartner.

Ersttermin

Ihre Fragen im persönlichen Gespräch klären

Lassen Sie Ihre betrieblichen Risikothemen in einem kostenlosen Ersttermin durch einen zugelassenen Kooperationspartner einordnen. Unverbindlich und persönlich.

Kostenlosen Ersttermin anfragen

Die Inhalte dienen der Orientierung. Die individuelle Beratung erfolgt durch zugelassene Kooperationspartner.